Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma metni

1. Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Prozon Kurumsal Teknoloji Çözümleri A.Ş. tarafından işlenir.

Artan Plaza — Bağlarbaşı, Feyzullah Cd. No:140 Kat:5, 34844 Maltepe / İstanbul
bilgi@prozon.net · +90 216 808 02 39

2. Hangi verileri, hangi amaçlarla işleriz?

Analiz Merkezi'ni üye olmadan kullanabilirsiniz. Analizi yürütmek, kaldığınız yerden devam etmenizi sağlamak ve verdiğiniz yanıtlardan kural tabanlı bir sonuç üretmek amacıyla analiz cevaplarınızı, analiz türü ve sürümünü, teknik çalışma belirteçlerini ve işlem zamanlarını işleriz.

Google, Apple veya Microsoft hesabınızla giriş yapmayı seçerseniz ücretsiz hesabı oluşturmak, cihazlar arasında devam etmek ve geçmiş analizlerinizi göstermek amacıyla Firebase kullanıcı kimliğinizi, doğrulanmış e-posta adresinizi ve giriş sağlayıcınızı işleriz. Apple ile girişte “E-postamı Gizle” seçeneğini kullanırsanız Apple’ın sağladığı özel relay adresi işlenebilir. Parolanız Prozon'a verilmez. Giriş yapmak AI analizi, e-posta teslimi, danışmanlık görüşmesi, analiz paylaşımı veya pazarlama izni değildir.

AI destekli yol haritasını ayrıca istemeniz halinde; ad, e-posta, telefon, sağlayıcı kimliği ve oturum anahtarı içermeyen, sunucu tarafından küçültülmüş analiz sinyallerini ve kural tabanlı sonucunuzu AI çıktısı üretmek için işleriz. AI çıktısı kural tabanlı sonucu değiştirmez; otomatik kesin karar veya hukuki, mali ya da SGK görüşü değildir.

PDF indirmeyi veya ayrıca e-postayla teslimi istemeniz halinde rapor içeriğini, rapor referansını ve yalnız e-posta teslimi için doğrulanmış hesap adresinizi işleriz. PDF indirmek e-posta göndermeyi başlatmaz; e-posta teslimi ayrı seçime bağlıdır.

Danışmanlık görüşmesi isterseniz ad-soyad, e-posta, isteğe bağlı şirket, pozisyon ve telefon bilgilerinizi ve iletişim tercihinizi işleriz. Analiz cevaplarınız ve sonucunuz ancak ayrıca “analizimi danışmanla paylaş” seçimini yaparsanız bu talebe bağlanır. Bu seçim pazarlama izni değildir.

Hizmetin güvenliğini sağlamak ve yetkili işlemleri denetlemek amacıyla gerekli ve ölçülü teknik güvenlik olaylarını, sınırlı IP kaydını ve yönetim denetim izini işleyebiliriz. İlgili kişi başvurularını yanıtlamak ve imha işlemlerini kanıtlamak için başvuru, karar ve asgari işlem kayıtlarını işleriz.

3. Toplama yöntemi ve hukuki sebepler

Veriler; web ekranlarında verdiğiniz yanıt ve seçimlerden, giriş sağlayıcısından, talep ettiğiniz rapor/iletişim işlemlerinden ve hizmetin zorunlu teknik güvenlik olaylarından tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle elde edilir.

Veriler, faaliyetin niteliğine göre KVKK'nın 5 inci maddesinde yer alan sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Ayrı açık rıza veya açık kullanıcı onayı gerektiren bir özellikte bu seçim aydınlatmadan ve diğer izinlerden ayrı alınır ve geri alınabilir.

Aydınlatma metnini okuduğunuza dair geri bildirim, kişisel verilerinizin işlenmesine genel açık rıza verdiğiniz anlamına gelmez.

4. Kimlere ve hangi amaçlarla aktarabiliriz?

Verilere yalnız görevi gereği yetkili Prozon ekipleri erişir. Hizmetin teknik işletimi için Google Cloud/Firestore; hesap doğrulaması için Google Identity Platform ile seçtiğiniz Google, Apple veya Microsoft sağlayıcısı; AI özelliği için Google Vertex AI; e-posta teslimi için Resend ve yalnız sizin açmayı seçtiğiniz toplantı takvimi için HubSpot kullanılabilir.

Bu sağlayıcılara aktarım, yalnız ilgili işlevin gerektirdiği veriyle sınırlı olarak ve KVKK'nın 9 uncu maddesi kapsamındaki hukukça onaylı aktarım mekanizması ile uygun güvenlik tedbirleri uygulanarak yapılır. Sağlayıcı rolleri, alt işleyenler, veri konumu ve sözleşmesel/idari tedbirler Prozon'un veri işleme envanterinde sağlayıcı bazında izlenir.

HubSpot toplantı takvimi yalnız “Takvimi aç” eyleminizle yüklenir. Takvimi görüntülemek rezervasyon değildir. Takvimde girdiğiniz bilgiler HubSpot'a gider; analiz cevaplarınız, raporunuz ve hesap kimliğiniz otomatik aktarılmaz.

5. Ne kadar süre saklarız?

• Yanıt verilmemiş misafir çalışma: 7 gün.
• Yarım veya tamamlanmış misafir çalışma: 90 gün.
• Hesaba bağlı boş çalışma: 30 gün; yarım çalışma: 90 gün.
• Hesaba bağlı tamamlanmış çalışma ve bağlı rapor: 24 ay.
• Yeniden başlatılmış geçmiş çalışmanın ham yanıtları: 90 gün; asgari teknik zincir metadatası: 365 gün.
• AI girdisi: iş bitiminde, her durumda en geç 24 saat; AI çıktısı: 90 gün veya açıkça rapora kaydedilmişse bağlı rapor süresi.
• E-posta teslim içeriği: 30 gün; içerikten ayrılmış teslim metadatası: 180 gün.
• Gerekliyse ham IP: 90 gün; yönetim/güvenlik denetim izi: 365 gün.
• İlgili kişi başvuru dosyası: kapanıştan sonra 36 ay.
• Silme, yok etme ve anonimleştirme işlem kayıtları: en az 3 yıl.

İşleme şartları daha erken ortadan kalkarsa ilgili veri, uygulanabilir prosedüre göre daha erken silinir, yok edilir veya gerçek anonim hale getirilir. Yeni analiz başlatmak ya da bir çalışmayı hesabınızdan arşivlemek silme değildir.

6. Haklarınız ve başvuru

6698 sayılı Kanun'un 11 inci maddesi kapsamındaki haklarınıza ilişkin olarak bilgi@prozon.net adresine e-posta göndererek veya yukarıdaki şirket adresine yazılı başvuruda bulunarak veri sorumlusuna başvurabilirsiniz. Başvurunuz niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde yalnız Kurulun güncel tarifesi uygulanabilir.

Başvurunun size ait olduğunu doğrulamak ve doğru kişiye yanıt vermek için talebin niteliğiyle ölçülü ek bilgi istenebilir. Kimlik belgesi görseli varsayılan alan değildir. İşleme şartı sürüyorsa silme talebi otomatik kabul edilmiş gibi gösterilmez; karar ve gerekçe size bildirilir.

7. İsteğe bağlı danışman görüşmesi

Görüşme formundaki iletişim verileri analiz cevaplarından ayrı tutulur. Telefon görüşmesi seçildiğinde telefon gerekir. Analizinizi danışmanla paylaşma seçeneği kapalıysa rapor referansı talebe eklenmez. Takvimi açmanız HubSpot bağlantısını başlatır; rezervasyon için takvim içinde girdiğiniz bilgiler HubSpot'a iletilir.